Administrasi Tata Laksana Sekolah
Yorda Yunita
Stai An-Nadwah Kuala Tungkal
Abstrak
administrasitidak lebih daripada kegiatan atau pekerjaan
tulismenulis, catat mencatat, mengirim dan menyimpan keterangan keterangan yang
dilakukan oleh sejumlah personal dalam ruangan yang penuh dengan meja, kursi
serta tumpukan kertas kertas atau berkas berkas yan memuat berbagai keterangan.
Dengan kertas itu dibuat berbagai catatan atau diterima berbagai informasi
tertulis, yang ternyata sangat besar pengaruhnya terhadap penyelenggaraan
sekolah.
Administrasi Sekolah Sebagai suatu sistem, sekolah terdiri
atas komponen kompenen yang saling terkait dan saling mempengaruhi dalam mencapai
tujuan. Berbagai input mulai dari siswa,
guru, biaya, serta instrumental Dan environmental input lainnya harus dapat didayagunakan
seefektif mungkin dalam proses transformasi, untuk menghasilkan output berupa peserta didik yang
memiliki seperangkat nilai, sikap, pengetahuan serta keterampilan baru Untuk mendayagunakan
semua sumber daya tersebut, diperlukan administrasi
dan pengelolaan sekolah yang baik.
Kata Kunci : Administrasi,Tatalaksana Sekolah
PENDAHULUAN
Administrasi pendidikan
mencakup semua kegiatan yang lazim seperti penataan,
pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Salah satu kegiatan tersebut antara
lain yaitu kegiatan tata laksana pendidikan. Tata laksana atau lebih dikenal dengan tata
usaha adalah segenap proses kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai
dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Namun dalam
praktiknya, kegiatan tata usaha tidak hanya berhubungan dengan surat-menyurat,
tapi semua yang berhubungan dengan informasi-informasi atau
keterangan-keterangan yang penting mengenai kelancaran perkembangan suatu badan
organisasi untuk mencapai tujuan yang sama.
Tata usaha terdiri dari
2 kata yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing mempunyai pengertian sebagai
berikut. Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati. Usaha adalah suatu
usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi
berdasarkan arti kata, tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja
Menurut William leffingwe dan Edwim Robinson yang telah
diterjemahkan oleh The Liang Gie, bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Administrasi Tata Laksana
Pendidikan
Administrasi
Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah / Pendidikan merupakan seluruh proses
kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan
bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis
di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya
tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.[1]
Administrasi
Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun,mengolah,
dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang
seluruh garapan administrasi sekolah / pendidikan.
B.
Tunjangan Administrasi Tata Laksana
Pendidikan Terhadap Garapan – Garapan Administrasi Sekolah
Adapun tunjangan administrasi tata
laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah adalah sebagai berikut:[2]
1. Terhadap
Administrasi Peserta Didik
Sejak dari
kegiatan penerimaan peserta didik baru, mengisi buku induk dan buku klaper,
penataan peserta didik dalam kelas, sampai peserta didik eksit dari sekolah,
semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh
kegiatan administrasi peserta didik.
2. Terhadap
Administrasi Personal
Tidak banyak
berbeda dengan kegiatan administrasi peserta didik, makla sejak pendaftaran,
lamaran, pengumpulan berkas administratif, pengusulan kenaikan pangkat /
jabatan, sampai pensiun, dan sebagainya, maka bantuan / tunjangan kegiatan tata
laksana sangat besar demi kelancaran administrasi.
3. Terhadap
Administrasi Kurikulum
Seperti
pembuatan SATPEL merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan
penggandaannya adalah termasuk kegiatan dari tata laksana. Juga tugas evaluasi
adalah tugas guru, tetapi pengisiannya kedalam legger dan rapor adalah tugas
tulis menulis yang biasa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan
kepada tata usaha dan sebagainya.
4. Terhadap
Administrasi Sarana Prasarana
Tugas-tugas
perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan seterusnya
sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatannya lebih
ditekankan pada kegiatan tata laksana, seperti inventarisasi, penyaluran,
pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.
5. Trehadap
Administrasi Biaya
Pembuatan
Rencana Anggaran, pembukuan, serta pengisian buku kas adalah tugas dari
bendahara,tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kgiatan
tata laksana.
6. Terhadap
Tata Laksana sendiri
Tugas dari tata
laksana adalah menerima surat, mengagenda, memproses, mengagandakan, mengarsip,
sampai mengirim surat keluar merupakan tugas dari tata laksana sendiri.
7. Terhadap
Administrasi Organisasi
Kegiatan
pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan
tugas pembutan kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan
tulis menulis, seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah,
regional, sampai nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan
sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tata
laksana dan seterusnya.
8. Terhadap
Administrasi HUMAS
Pembuatan
program pelaksanan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjut
merupakan tugas administrasi Husemas, namun penjabaran kegiatannya tak dapat
lepas dari kegiatan tulis menulis seperti penulisan program, pembuatan dan
pengiriman surat-surat, pembuatan surat ijin dan sebagainya.
9. Terhadap
Suvervisi Pendidikan
Tidak hanya
terhadap kedelapan bidang garapan saja, tetapi kepada kegiatan supervisi
pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tata
laksana. Tiada kegiatan yang tanpa ditulis/diketik, diproses, digandakan,
dikirim, dan sebagainya. Juga pembuatan format-format supervisi, undangan
rapat, pengetikan dan penempelan pengumuman dan sebagainya
Menurut The Liang Gie pekerjaan tata usaha meliputi beberapa
rangkaian aktifitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari
dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu meliputi kegiatan membubuhkan
dengan berbagai alat tulis menulis mengenai keterangan-keterangan yang
diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim,
atau disimpan.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam
kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang
lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak yang
lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh
dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.[3]
Sub bagian tata laksana mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perumusan rencana strategis dan rencana kerja lembaga, penyusunan prosedur
dan metode kerja, pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat pengawasan
dan pelaporan akuntabilitas lembaga, serta penetapan surat keterangan mengikuti
pendidikan dan pelatihan.[4]
C. Jenis-jenis Kegiatan dalam Urusan
Ketatausahaan
Pekerjaan ketatausahaan tidak hanya bertugas sebagai
administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Bagian ketatausahaan sekolah
dimaksudkan untuk mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara
terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:
1. Kegiatan tata usaha yang menyangkut
manajemen kurikulumDalam hal ini tata usaha membantu dalam hal pengerjaan
penulisan ke papan tulis atau papan agenda yang sebelumnya disusun oleh bagian
manajemen kurikulum.
2. Kegiatan tata usaha yang menyangkut
manajemen siswa, antara lain:
a) Mendaftar calon siswa.
b) Mengisi buku induk.
c) Mengurus dan mengatur warkat-warkat
jika ada pemindahan siswa.
d) Mengisi daftar presensi sampai
menghitung prosentasenya.
e) Mengatur ruang kelas.
f) Membuat laporan dan statistik
mengenai keadaan siswa.
3. Kegiatan tata usaha yang menyangkut
manajemen personil, antara lain:
a) Melaksanakan pengetikan dan
pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri serta mengatur
permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimnya.
b) Menyiapkan, menyimpan, dan mengisi
kartu pegawai.
c) Menyiapkan blangko-blangko pegawai.
d) Mengerjakan tugas-tugas lain, baik
bersifat rutin maupun insidental.
4. Kegiatan mengenai penataan
inventaris sekolah
a)
Mencatat
masuknya barang-barang dan mengklasifikasikannya.
b)
Mencatat
keluarnya barang-barang.
5. Kegiatan mengenai surat-menyurat
Kegiatan yang dikerjakan dalam
penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi pengurusan surat-menyurat masuk,
pengurusan penyimpanan surat, dan pengurusan surat-surat keluar.
6. Kegiatan yang menyangkut penataan
keuangan
7. Kegiatan yang menunjang manajemen
sarana
Bantuan tata usaha dalam hal sarana
yaitu mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana,
menyeleksi, dan mendaftar kebutuhan. Bahkan kadang juga bertugas dalam penataan
sekolah.
D. Surat dan Kepengurusannya
Beberapa jenis surat yang sering beredar yaitu surat dinas,
memo, surat pengantar, surat edaran, surat undangan, surat keputusan,
instruksi, surat tugas, dan surat pengumuman.
Proses penanganan surat menurut LAN RI melalui tahapan-
tahapan sebagai berikut:
a. Penyortiran surat, berdasarkan surat
penting, dinas pemerintahan, dinas perusahaan, dan dinas perorangan.
b. Pembukaan sampul dan pengeluaran
surat dari dalam sampul.
c. Meneliti surat.
d. Pembacaan surat dan pemberian kartu
disposisi.
e. Penyampaian surat.
f. Pencatatan surat.
g. Penyimpanan surat, baik arsip aktif
maupun non aktif.[5]
E.
Ketatausahaan
yang lain
Disamping
ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat,
ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah antara lain:
1.
Daftar Hadir Pegawai
Merupakan alat untuk mengetahui
kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administratif.
2.
Buku Piket
Buku piket ini diisi oleh guru piket
yang bertujuan untuk mencatat kejadian-kejadian yang muncul tiap hari sehingga
dapat diketahui oleh semua guru yang berada di sekolah tersebut, termasuk
kepala sekolah.
3.
Buku Notulen Rapat Sekolah
Rapat sekolah merupakan momentum
penting yang tidak dapat diabaikan. Hal-hal yang diberikan dalam rapat serta keputusannya
harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat.
KESIMPULAN
Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha
mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:
1.
Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan
mencari data, mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum
ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan
2.
Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan
dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi
modern, maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.
3.
Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4.
Menggandakan: yaitu kegiatan
memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.
5.
Mengirim: yaitu kegiatan
menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6.
Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
REFERENSI
Gunawan, Ary, Administrasi Sekolah, (
Jakarta: PT Rineka Cipta,1996
Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen
Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008)
Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen
Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008
Hartati
Sukirman, dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan (Yogyakarta: UNY, ...
[2] Gunawan, Ary, Administrasi
Sekolah, ( Jakarta: PT Rineka Cipta,1996 ) hlm 34
[3] Suharsimi Arikunto dan Lia
Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008) hal. 342
[4] Suharsimi Arikunto dan Lia
Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008) hal. 341
[5] Hartati Sukirman, dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan
(Yogyakarta: UNY, ...) hal. 34
Mencoba Sesuatu yang Baru Tahun 2020
ReplyDelete